Das HR-Portal iPERSIS

Der Weg der direkten Einbindung von Mitarbeiter und Führungskraft in Personalprozesse über leistungsfähige HR-Portale lässt sich nicht mehr umkehren. Gefragt sind Lösungen, mit denen die Qualität der implementierten Prozesse - und mit Mehrwert für alle Beteiligten - verbessert werden kann. HR-Portale können und müssen hierbei einen wichtigen Beitrag liefern.

Mit Standardbeispielen von Urlaubsantrag oder Seminaranmeldung waren in den letzten Jahren viele Anbieter unterschiedlicher Ausrichtung auf "Kundenjagd". Oftmals wurden Lösungen geschaffen oder versprochen, die heute kaum genutzt werden und viele Budgets sind still und heimlich versickert, die Erfolge waren oftmals bestenfalls bescheiden. Geblieben ist ein Mehraufwand der Administration und unfertig abgebildete Prozesse. Die versprochene Entlasung ist fehlt. Warum das?

Trotz aller Konzentration auf die Personalprozesse wurden viele Projekte von der IT-Seite getrieben und auf Lösungen gesetzt, die durch eine andere Brille als die des Personals betrachtet wurden. Wer kennt nicht den Personalleiter, die Visionen hat, aber durch die Zwänge der IT-Landschaft auf Standardprodukte gepresst wird, die alle Spielräume vernichten (weil diese aus dem Controlling kommen und bestenfalls gut abrechnen können). Wir kennen alle solche Projekte.

Unsere Portallösung hat im Gegensatz zu vielen Controlling- oder Content-orientierten Lösungen den Menschen im Mittelpunkt. Wir müssen Prozesse finden und strukturieren, dass Menschen sich verstanden fühlen, Freiheiten ausschöpfen können und Ziele erreichen. Neben der einfachen Handhabung müssen anfallende Aufgaben transparent angezeigt werden und mit wenigen Schritten zum Ziel führen.

Wir denken weiter! Wie das? Haben Sie sich schonmal den Urlaubsantrag zu Ende gedacht, oder gar Ihr Anbieter Ihres Portals?

• Ist sichergestellt, dass der Antrag nur zum Vorgesetzen gelangt, wenn auch ein Vertreter zugestimmt hat?
• Wird dieser Vertreter in den Workflow einbezogen? Was passiert wenn der Vorgesetzte im Urlaub hat?
• Wird der Vertreter automatische informiert? Doch hoffentlich nicht der gleiche, wenn ein Fördergespräche ansteht! Hier müssen je nach Aufgabe die Vertreterregelungen abweichen?
• Haben Sie sich vorstellt wie Sie im Personalbereich jederzeit wissen, welche Workflows bei welchen Mitarbeitern im Vertretungsfall landen?

Sie sehen an Hand eines einfachen Beispiels, wie komplex es werden kann. Leider findet man heute immer noch Firmen, die versuchen ein solches HR-Portal selbst zu programmieren. Aus Erfahrung müssen wir hier warnen, denn der Entwicklungsaufwand ist zu hoch und ein Standardprodukt rechnet sich immer besser. Denken Sie auch an die Nachfolgeaufwände.

Mit dem HR-Portal iPERSIS haben Sie eine moderne Plattform, die auch in der Zukunft Bestand hat. Wir setzen auf eine System-unabhängige JAVA-2-Plattform, die nicht auf Lotus-Notes- oder Microsoft -Produkten basiert, aber mit diesen zu betreiben ist. Wir erleben in der Praxis, dass mit dem Eintritt eines neuen CTOs oftmals Systemschwenks einhergehen, z.B. weg von Notes oder von IIS oder hin. Mit unserem System haben Sie die Unabhängigkeit. Als Datenbanken untersützen wir z.B. ORACLE und genauso MS-SQL-Server.

Unser HR-Portal iPERSIS korrespondiert optimal mit den Modulen BM, MA, WB, etc. Diese Module werden in der Personalabteilung weiter eingesetzt, da sie auf die optimale Leistungsfähigkeit und Nutzbarkeit optimiert wurden. Nur Mitarbeiter und Vorgesetzte werden das HR-Portal nutzen, da dort keine Installation notwendig ist. Die sogenannten "PE-Powertools" werden bleiben. Noch ist die Leistungsfähigkeit eines rein webgestützten Systems für unser Ansprüche nicht ausreichend. Die Zusammenarbeit der Komponenten jedoch bietet das beste aus beiden Welten und aus heutiger Sicht das Optimum für die Benutzer.

Hier ein Vorgeschmack über die Funktionen im HR-Portal iPERSIS:

• Employee Self Service (ESS). Änderungen von vielen Stammdaten und Qualifikationsdaten lassen sich hier einfach und transparent durchführen. Hier bestimmen Sie als Kunde, welche Daten nur eingesehen oder geändert werden können. Die Menüstruktur und Aufbereitung ist einfach änderbar. Natürlich erhält der zuständige Personalbetreuuer jederzeit eine Info über die geänderten Daten.
• Manager Self Service (MSS). Hierbei ersehen Sie Gruppenfunktionen, wie z.B. Freigaben von Urlauben, Seminaren, Terminieren von Fördergesprächen, etc. Diese Funktionen stehen nur ensprechenden Personengruppen zur Verfügung. Auf Wunsch können Teilfunktionen auch z.B. Assistentinnen zugewiesen werden, die eine Urlaubsplanung vornehmen können.
• Ansicht der Personaldaten und der Zugang zur digitalen Personalakte. Lassen Sie alle Daten vom Mitarbeiter einsehen, inkl. Zugang zu dem aktuellen Akteninhalten, z.B. auch Gehaltsdaten oder -entwicklungen, die immer aktuell zur Verfügung stehen.
• Arbeitsschutz. Ersehen Sie hier Profile Ihrer Mitarbeiter (z.B. Etagenhelfer, Erste Hilfe, etc.) und verfolgen Sie die Gültigkeit von Unterweisungen. Ihr HR-Portal wird Sie an fällige Termine auch gerne erinnern! Natürlich kann eine Unfallmeldung auch direkt in das vorgehene Formular eingegeben werden.
• Bewerbungen. Hier haben Sie Einsicht in alle offenen Stellenausschreibungen und Sie können sich online bewerben. Als suchende Fachabteilung haben Sie immer den Zugriff auf die Bewerbungen, die vom Recruitment zu Ihnen über eine Vorauswahl zugeleitet worden sind (auch als digitale Bewerbermappe), können Gesprächstermine vereinbaren und relevante Statistiken online einsehen.
• Weiterbildung und Qualifikation. Neben Ihrem aktuellen Qualifikationsprofil mit allen abgeschlossenen und geplanten Maßnahmen, können Sie über an Hand von vereinbarten Zielen Ihre Fortbildung selbst planen. Ihnen stehen Schulungskataloge mit Seminarinhalte und Terminen zu Verfügung, können neue Seminarmaßnahmen anfordern und diese über einen Workflow vom Kostenstellenverantwortlichen oder Vorgesetzten freigeben lassen. Natürlich haben Sie als Führungskraft jederzeit Einsicht in die Vereinbarungen mit den Mitarbeitern und sichern über einen Transfercheck Ihre Investionen in die Qualifikations jederzeit ab. Aktuelle Kostenstellenberichte und Prioritäten bei Maßnahmen lassen auch Budgetkürzungen in kurzer Zeit in konkrete Handlungen übergehen.
• Ausbildung. Sie haben Auszubildende in Ihrer Abteilung, sind selbst Ausbilder oder Azubi? Hierfür stellen wir die Informationen über die vom Modul AB geplanten Versetzungspläne online im HR-Portal zur Verfügung. Schluß mit alten Plänen, die immer wieder neu gedruckt oder versendet werden müssen.
• Mitarbeiterförderung, Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen. Nichts ist so demotivierend, als Vereinbarungen nicht zu halten. Wer kennt nicht das jährliche Fördergesprächt mit Aktionen, die beim nächsten Mal nicht mehr verfolgt werden? Hier findet sich der gesamte Prozess der Durchführung. Praxisorientierte Hilfen für Vorgesetzten sind in vielfältiger Weise verfügbar.
• Stellenwirtschaft. Lassen Sie sich jederzeit über bestetzte Stellen, Stellenanforderungen, Stellenplanungen und Stellenprozesse informieren. In einfacher Weise kann hier ohne zusätzlichen Aufwand der gesamte Personalbudgetierungsprozess starten. Oder haben Sie noch EXCEL-Listen?
• Ideenmanagement. Für viele ist dies kein PE-Prozess, aber wir finden das ganz und gar nicht! Im dezentralen Modell stehen die Vorgesetzten als Gutachter zur Verfügung. Hier kann die PE weitergeführt werden, die bei der richtigen Personalauswahl (BM) gestartet ist und mit der richtigen Qualifikation und Förderung fortgeführt wurde. Diese Plattform kann natürlich auch alleine schon für richtig Motiviation sorgen mit verkürzten Durchlaufzeiten der Ideen und deren Transparenz in der Bearbeitung.
• Knowlegde Management. Sie wollten immer schon wissen, was das ist? Wir haben mit der Möglichkeit alle Mitarbeiterdaten zusammenzuführen, Stellenprozesse zu dokumentieren, Zielerreichnungen nachzuhalten, Aufgaben zu beschreiben und Ideen zu managen doch schon einen großen Teil im System, oder? Natürlich haben wir mit Foren und zentralem Dokumentenmanagement noch mehr zu bieten. Sprechen Sie uns gerne an.
• Urlaub, Anwesenheit, Telefonliste mit persönlichem Kalender. Und noch viel mehr! Sie merken, das Produkt ist sehr umfassend. Und noch viel besser: durch unsere durchgängige Offenheit können Sie Ihre eigenen Erweiterungen selbst kreieren.

Zu viel versprochen? Lassen Sie sich bei einer Präsentation überzeugen.